नौकरी के लिए Email लिखने वालें हैं तो पहले पढ़ लें ये बातें

आजकल का युवा सबसे ज्यादा बातचीत चैटिंग के जरिए करता है. लेकिन वो जिन एक्सप्रेशन्स का इस्तेमाल करता है उसका ईमेल में उपयोग करना उन्हें मुश्किल में डाल सकता है.

ईमेल का उपयोग आजकल हम सभी करते हैं, लेकिन क्या कभी आपने इस चीज पर गौर किया है कि इसे लिखने का सही तरीका क्या है. एक जानकार ने ईमेल के जरिए बातचीत की तुलना बारूदी सुरंग से की है. ऐसा इसलिए क्योंकि आपने अगर सही तरीके से मेल लिखा तो काम बन जाएगा लेकिन इसमें अगर गलती हुई तो आप मुश्किल में पड़ सकते हैं. न सिर्फ आप अच्छा जॉब ऑफर खो सकते हैं, बल्कि ये आपकी प्रेजेंट जॉब को भी खतरे में डाल सकता है. मेल लिखना कोई रॉकेट साइंस नहीं है. इसके लिए बस कुछ बिंदुओं को ध्यान में रखना होता है जो किसी भी अच्छे ईमेल की विशेषता होती हैं. तो क्या हैं ये बिंदू ये जानने में हम आपकी मदद करते हैं.

1. मेल में न करें चैटिंग वाली भाषा का इस्तेमाल
2. Dear जैसे संबोधन से करें ईमेल की शुरुआत
3. ज्यादा बनावटी भाषा के इस्तेमाल से बचें

1. मेल में न करें चैटिंग वाली भाषा का इस्तेमाल
आजकल का युवा सबसे ज्यादा बातचीत चैटिंग के जरिए करता है. लेकिन इसमें उपयोग होने वाले एक्सप्रेशन्स का इस्तेमाल ईमेल में करना गलत है. फिर चाहे आप मेल अपने ही किसी हमउम्र कलिग को ही क्यों न भेज रहे हैं. मेल लिखते वक्त ये न भूलें कि आप ऑफिशियल बातचीत कर रहे हैं. भाषा को फॉर्मल रखने के साथ ही अपनी बात साफ-साफ लिखें. हालांकि, इस दौरान भाषा को भी सरल ही रखें ताकि सामने वाले को आपका मेल समझने में दिक्कत न हो.

2. Dear जैसे संबोधन से करें ईमेल की शुरुआत
ईमेल भले ही फॉर्मल बातचीत के लिए हो लेकिन ये बोझिल भी हैं ये जरूरी नहीं. ईमेल की शुरुआत में “dear” या “hope you’re well” जैसे संबोधन से शुरू करना अच्छा माना जाता है. इससे सामने वाला शख्स आपकी मूल बात पढ़ने से पहले थोड़ा रिलेक्स हो जाता है. हालांकि, अपने किसी सीनियर को मेल भेजने पर “dear” का उपयोग न करें. इसकी जगह आप 'sir,hope you’re well' का इस्तेमाल कर सकते हैं. इस तरह से मेल लिखना आपके कॉन्फिडेंस को भी दिखाता है. ये इस बात का सिग्नल होता है कि आपको पता है कि आप अपने ईमेल में क्या लिख रहे हैं. 

3. सरल भाषा वाले ईमेल को मिलता है सबसे अच्छा रिस्पांस
ईमेल की भाषा सरल के साथ ही सटीक हो तो इंप्रेशन अच्छा रहता है. एक सर्वे के मुताबिक, कठिन भाषा के मुकाबले सरल भाषा में लिखे गए मेल को ज्यादा अच्छा रिस्पांस मिलता है. भारी शब्द सामने वाले शख्स को रूड लग सकते हैं. उसे ये लग सकता है कि आप शो-ऑफ करने की कोशिश कर रहे हैं.

4. ज्यादा बनावटी भाषा के इस्तेमाल से बचें
ईमेल में “dear” या “hope you’re well” का इस्तेमाल जहां अच्छा इंप्रेशन छोड़ सकते हैं, वहीं 'call me anytime' और “don’t hesitate to call” जैसे संबोधन मेल को बनावटी बनाते हैं. ऐसे संबोधन मेल पढ़ने वाले को भी असहज कर सकते हैं. दूसरी ओर यदि कोई आपको किसी भी समय फोन लगा दे तो परेशानी आपकी ही बढ़ेगी. ऐसे में आप क्या लिख रहे हैं, सामने वाला उसे किस अंदाज में ले सकता है, इस बात पर गौर जरूर करें.

5. मेल लिखने में हो दिक्कत तो ऑनलाइन टूल का ले सकते हैं सहारा
मेल लिखने में दिक्कत आ रही हो तो आप ऑनलाइन टूल का इस्तेमाल भी कर सकते हैं. बॉस को, कलिग को, जूनियर को, एचआर को मेल लिखते समय क्या अंतर होना चाहिए, या जिस विषय को लेकर आप मेल लिख रहे हैं उसकी भाषा कैसी होनी चाहिए इसे लेकर आप नेट की मदद ले सकते हैं. ये टूल आपको सही जगह सही Punctuation का इस्तेमाल करने में भी मदद करेंगे.

आखिर में मेल को दोबारा जरूर पढ़ें. ऐसा करने से मेल में गलती जाने के चांस कम हो जाएंगे. साथ ही आपको यदि लग रहा हो कि आपका मेल ज्यादा रूड या अनऔपचारिक हो रहा है तो आप उसमें बदलाव भी कर सकते हैं. वहीं अंत में धन्यवाद लिखना न भूलें. किसी को भी थैंक्यू बोलने से उस पर प्रभाव अच्छा जाता है.