Email करताना 'या' 11 चुका करु नका अन्यथा...

मुंबई : स्मार्टफोन आणि टेक्नोलॉजीच्या वाढत्या वापरामुळे युजर्समध्ये कम्युनिकेशनची पद्धत बदलत चालली आहे. काही वर्षांपूर्वी ई-मेलच्या माध्यमातून होणारे पर्सनल आणि प्रोफेशनल संवाद आता व्हॉट्सअॅप, फेसबुक मॅसेंजर, मेसेज आणि गूगल हँगआऊटच्या माध्यमातून होत आहेत. वेगाने बदलत्या टेक्नोलॉजीमुळे ई-मेलची पद्धतही बदलत आहे. तुम्हालाही ई-मेल करावे लागतात तर मग ही बातमी खास तुमच्यासाठी आहे.

प्रोफेशनल संवादासाठी ई-मेल ही त्याच पद्धतीने करायला हवा. ऑफिसमध्ये औपचारिक संवादासाठी ई-मेलचा मोठ्या प्रमाणात वापर होतो. तुम्हालाही अशाच प्रकारे ई-मेल करावे लागत असतील तर आज आम्ही तुम्हाला काही टिप्स सांगणार आहोत ज्याचा लाभ नक्कीच होईल.

ई-मेल मध्ये Urgent मार्क करु नका

अनेकांना सवय असते की सर्वसाधारण ई-मेल पाठवतानाही अर्जंट (Urgent) मार्क करतात. त्यामुळे तुम्ही असं न करु नका ज्यावेळी खरचं गरज असेल त्यावेळी अर्जंट मार्क करा. 

विषय (सब्जेक्ट) नेहमी लिहा

अनेकदा घाई-गडबडीत सब्जेक्ट म्हणजेच ई-मेल कशा संदर्भात आहे त्याचा विषय लिहणं राहून जातं. मात्र, ही एक मोठी चूक मानली जाते. त्यामुळे ई-मेल करण्यापूर्वी सब्जेक्ट लाईन नक्की लिहा.

चुकीची स्पेलिंग आणि टायपिंग एरर

चुकीची स्पेलिंग आणि टायपिंग एरर झाल्यास ज्या व्यक्तीला तुम्ही ई-मेल पाठवत आहात त्याच्यावर खूपच वाईट प्रभाव पडतो. डिजिटल युगात तुम्ही स्पेलिंग चेक करण्यासाठी तुम्ही अनेक पद्धतीने क्रॉस चेक करु शकता. तसेच ऑटोकरेक्टच्या माध्यमातून तुम्ही चुका सुधारु शकता.

SMS भाषेचा वापर

अनेकवेळा पाहिलं जातं की, ई-मेल करताना अनेकजण टायपिंगचा आळस करतात आणि SMS लँग्वेजचा वापर करतात. त्यामुळे Thanks लिहिताना tks किंवा thx आणि सॉरी ला sry असं लिहू नका. ही सवय खूपच वाईट आहे.

योग्य सब्जेक्ट लाईन लिहा

अनेकदा ई-मेल मधील पहिली लाईनच सब्जेक्टमध्ये लिहिण्यात येते. ही खूपच वाईट सवय आहे. त्यामुळे सब्जेक्ट लाईनमध्ये योग्य तोच विषय लिहा.

Read Receipt साठी रिक्वेस्ट 

ई-मेल पाठवल्यावर तुम्ही रीड रीसिप्ट रिक्वेस्ट मागू नका. जर तसं केलं तर त्याचा अर्थ असा होतो की, तुम्ही ई-मेल पाठवलेल्या व्यक्तीकडून जाणून घेऊ इच्छिता की त्याने ई-मेल वाचला आहे की नाही.

ईमोजीचा वापर करु नका

ई-मेल मध्ये तुमच्या फिलिंग्स ईमोजीच्या माध्यमातून न दाखवता लिहून सांगा. ईमोजीचा वापर स्नॅपचॅट किंवा इंस्टाग्राम पोस्ट साठी हे योग्य आहे मात्र, ई-मेल साठी नाही.

उद्गारवाचक चिन्हाचा वापर करु नका

ई-मेल मध्ये वाक्य लिहिल्यानंतर उद्गारवाचक चिन्हाचा वापर करु नका. तर, स्वल्पविराम किंवा फुल स्टॉपचा वापर करु नका. ई-मेल मध्ये उद्गारवाचक चिन्हाचा वापर करणं हे योग्य नाहीये.

योग्य फॉन्टचा वापर करा 

ई-मेल करताना नव्या आणि रंग-बिरंगी फॉन्टचा वापर करु नका. सर्वसाधारण आणि नॉर्मल फॉन्टचा वापर करणं नेहमी चांगलं. यामुळे वाचणं ही सोप्प होतं.

रिप्लाय टू ऑल करताना काळजी

ज्यावेळी तुम्ही रिप्लाय टू ऑल करता त्यावेळी ई-मेल मधील इतर रिसीप्ट्सही मार्क होतात त्यामुळे हा ई-मेल सर्वांना सेंड होतो. त्यामुळे ज्यांना ई-मेल करायचा आहे त्यांनाच ई-मेल सेंड करा.

अटॅचमेंट सेंड करण्यापूर्वी...

ई-मेल मध्ये एखादी अटॅचमेंट करुन सेंड करण्यापूर्वी जाणून घ्या की खरचं त्याची आवश्यकता आहे का?. शक्यतो अनावश्यक अटॅचमेंट सेंड करणं टाळा.