பொதுமக்களை 10 நிமிடங்களுக்குமேல் காத்திருக்க வைக்கக் கூடாது என அனைத்து மாவட்ட பதிவாளர்களுக்கும், பதிவுத்துறை தலைவர் குமரகுருபரன் அனுப்பிய சுற்றறிக்கையில் கூறப்பட்டு இருப்பதாவது:-
பதிவுத்துறையில் பொதுமக்கள் தெரிவிக்கும் குறைகளை உடனுக்குடன் தீர்க்க வேண்டும். ஆவணப்பதிவுக்காக சார்பதிவாளர் அலுவலகங்களுக்கு வரும்போது தொழில்நுட்ப காரணங்களை கூறி ஆவணப்பதிவை முடிக்க காலதாமதம் செய்வதாக புகார்கள் வந்துள்ளன.
தொழில்நுட்பம் காரணமாக சார்பதிவாளர் அலுவலகங்களில் ஆன்லைன் பதிவை மேற்கொள்ள இயலாத நிலையில் 10 நிமிடங்களுக்கு மேல் மக்களை காத்திருக்க வைக்கக்கூடாது. இணைய இணைப்பு இல்லாத ‘ஆப்லைன்’ முறையில் ஆவணங்களை பதிவு செய்ய வேண்டும். கண்காணிக்க வேண்டும்.
அந்த வகையில் அவர்களுக்கு உரிய அறிவுரைகளை வழங்கி பொதுமக்களின் சிரமங்களை போக்க வேண்டும். மேலும், ஒவ்வொரு மாவட்ட பதிவாளரும் தங்களின் எல்லைக்கு உட்பட்ட சார்பதிவாளர் அலுவலகங்களில் ஏதாவது 4 அலுவலகங்களுக்கு தினமும் தவறாமல் சென்று கண்காணிக்க வேண்டும்.
அப்போது, முன்சரிபார்ப்பு முடிக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் 10 நிமிடங்களுக்குள் பதிவு செய்யப்பட்டுவிட்டதா? ஆவணப்பதிவுக்காக மக்கள் 10 நிமிடங்களுக்கு மேல் காத்திருக்க வேண்டிய நிலை உள்ளதா? பதிவு செய்யப்பட்ட ஆவணங்கள் உடனுக்குடன் திரும்ப வழங்கப்படுகிறதா? ஆவண எழுத்தர் மற்றும் மக்களின் சந்தேகங்களுக்கு சரியான விளக்கம் அளிக்கப்பட்டு உள்ளதா? என்று ஆய்வு செய்ய வேண்டும்.
அறிக்கை, மேலும் அவர்களுக்கு போதுமான தொடர் பயிற்சி தரப்பட்டுவிட்டதா?, முன்சரிபார்ப்பு பணி முடிந்து ஆவணம் உடனுக்குடன் ஆவணதாரருக்கு திருப்பி அனுப்பப்பட்டு விட்டதா? கணினி உபகரணங்களின் பழுதுகள் அனைத்தும் முறையாக கட்டணமில்லா தொலைபேசி எண்ணுக்கு தெரிவிக்கப்பட்டு புகார் எண் பெறப்பட்டுள்ளதா? என்பதையெல்லாம் சரிபார்த்துவிட்டு அதுதொடர்பான அறிக்கையை தினமும் அறிக்கையாக அளிக்க வேண்டும்.
